Функции

Разрабатывает проекты распорядительных документов об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении;

разрабатывает положение об отделе;

организует разработку ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в Республике Крым;

разрабатывает план основных мероприятий Главного управления;

разрабатывает положение об Общественном совете при Главном управлении;

разрабатывает проект приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении;

разрабатывает порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни;

осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов: прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь);

организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления;

обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов;

осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Главного управления и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;

осуществляет получение и отправку документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования;

осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки и др.);

осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учёт, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля;

осуществляет контроль в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения;

осуществляет согласование (визирование) в пределах своей компетенции распорядительных документов, подготовленных за подписью начальника Главного управления или лица замещающего его в установленном порядке;

осуществляет анализ соответствия функций структурных подразделений Главного управления функциям Главного управления и подготовку предложений по их изменению в пределах компетенции отдела;

осуществляет редактирование проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления;

осуществляет анализ, подготовку и систематизацию сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству;

осуществляет подготовку аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины;

осуществляет контроль прохождения документов, подготовку руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

осуществляет контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел с использованием СЭД;

осуществляет формирование, оформление, учет, хранение дел по номенклатуре;

проводит инструктаж принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

проводит проверки структурных подразделений Главного управления по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

готовит письма, справки, материалы к совещаниям по вопросам компетенции отдела;

проводит консультации по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников Главного управления;

обеспечивает работу архива Главного управления;

разрабатывает положение об экспертной комиссии Главного управления;

разрабатывает положение об архиве Главного управления;

обеспечивает работу экспертной комиссии Главного управления;

осуществляет комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, принимает упорядоченные документы структурных подразделений;

осуществляет учет и обеспечение сохранности документов;

осуществляет создание научно-справочного аппарата к документам архива;

обеспечивает использование хранящихся в архиве документов: организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений главного управления, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

обеспечивает защиту государственной тайны при ведении архивной работы;

обеспечивает подготовку и своевременную передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

производит отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Главного управления в работе с документами;

осуществляет координацию деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников отдела;

участвует в осуществлении мер по противодействию терроризму;

участвует в организации и обеспечении мобилизационной подготовки и мобилизации Главного управления;

участвует в разработке плана непосредственной подготовки к переводу и перевода Главного управления на работу в условиях военного времени;

участвует в поддержании мобилизационной готовности Главного управления;

участвует в организации выполнения мероприятий плана приведения в готовность гражданской обороны и плана гражданской обороны Главного управления;

деятельности МЧС России в повседневную деятельность главного управления;

осуществляет документационное и протокольное оформление совещаний под руководством начальника Главного управления;

обеспечивает защиту персональных данных, обрабатываемых в отделе;

иные функции в соответствии с приказом Главного управления.